Ах, какая прелесть, эти обновляемые поля!

Полем называют особый фрагмент текста, который вы специально включаете в свой документ. Этот фрагмент текста выглядит как обычный текст. Однако он предназначен для отображения специальной информации: текущей даты, номера страницы, фамилии автора документа и прочей информации, которая может изменяться. Как вы помните, в главе 17, рассказывалось о том, как вставить обновляемое поле даты в шаблон. Оказывается, подобные манипуляции возможны не только с полями даты и не только в шаблонах, а и в любом, создаваемом вами документе, с различными по назначению полями.

А поможет вам создать обновляемые поля команда Вставка>Поле. (Если команду Поле вы не можете отыскать в меню, щелкните на направленной вниз стрелке, расположенной в нижней части меню.) На экране появится диалоговое окно Поле, показанное на рис. 18.2. В левой части диалогового окна находится список Поля (полей в списке собралось довольно много). Правая часть диалогового окна будет меняться в зависимости от того, какое поле выбрано в списке.

Автоматическая нумерация списка

Проще всего разобраться в этом, выполнив следующие действия.

1. Создайте новый документ.

Нажмите, например, комбинацию клавиш <Ctrl+N>.

2. Введите следующий текст:

Автоматическое форматирование

Порой Word проявляет такие чудеса интеллекта, что становится страшно. Совсем недавно нам казалось чудом, что при выходе программа сообщала о необходимости сохранить документ на диске. А теперь... Зачем проклятый Word напоминает мне утром, что вчера я опять забыл о вечерней пробежке и стремительно набираю лишние килограммы (хотя, ребята, тот вишневый пирог был просто восхитителен!) Только текстовому процессору этого не понять — пока...

Что-то неладное творится с форматами...

О, эти загадочные форматы! Вот вы с чувством глубочайшего удовлетворения (и законной гордости) просматриваете свой последний шедевр, и вдруг — что за шутки? — обнаруживается абзац, не похожий на остальной текст. Что-то случилось с форматированием, но что? Если хотите узнать, установите курсор на этот абзац и начинайте выбирать разные команды форматирования, пока не найдете подходящую. Вам не нравится такой способ? Мне тоже.

Вот как действуют в таких случаях профессионалы. Они нажимают комбинацию клавиш <Shift+Fl>. Указатель мыши превращается в стрелку с вопросительным знаком. Далее необходимо щелкнуть на любом символе или слове любого абзаца. Word выведет на экран область задач Показать форматирование (рис. 18.1)

Чтобы узнать всю правду о форматировании, следует применить комбинацию клавиш <Ctrl+Fl>

В этой области задач подробно описаны все параметры форматирования выбранного текста: шрифт, стиль, размер и т.д.

Можете щелкать на ссылках и проверять форматирование, пока не надоест. Когда почувствуете, что с вас достаточно, нажмите клавишу <Esc>. Указатель мыши примет обычный вид.

Чтобы закрыть область задач, щелкните в ее правой верхней части на кнопке X или нажмите <Ctrl+Fl>.

Диалоговое окно Автозаменэ

3. Перейдите на вкладку Автоформат при вводе.

Ага! Некоторые флажки уже установлены! Такова настройка Word. Если определенные флажки не установлены, значит, кто-то менял настройку вашей программы. Как бы там ни было, ваша задача — сделать так, чтобы флажки стояли везде.

4. Поскольку вы точно не знаете, что означает каждая опция, то выставьте все флажки.

Название опций говорит само за себя. Назначение каждой из них вы узнаете только после тестирования.

5. Щелкните на кнопке ОК раз, а затем — другой.

Закройте оба окна. Теперь можно сделать кое-что интересное — подробности в следующем разделе.

Диалоговое окно Поле

Мои любимые поля отвечают за вставку номеров страниц в документ. Например, вы можете вставить в текст следующее предложение: "На стр. 125 вы узнаете о принципах работы антигравитационного двигателя" (в этой книге вы об этом точно не узнаете). При размещении подобного текста в документе номер страницы можно задать с помощью поля. Для этого выполните следующие действия.

1. Откройте диалоговое окно Поле.

2. Из списка категорий полей выберите значение Нумерация.

3. Выберите опцию Page из списка Поля.

В области описание будет выведено следующее сообщение: Вставка номера текущей страницы. Все предельно ясно!

4. Выберите формат нумерации в списке Формат.

5. Щелкните на кнопке ОК.

В указанную область вставьте номер текущей страницы.

Для примера выберите в списке поле Author (Автор). Щелкните на кнопке ОК. Теперь ваше имя или имя того, кто зарегистрировался в качестве владельца Word, будет введено в ваш документ. На экране это имя отображается на сером фоне.

Серый фон указывает на то, что данный текст является обновляемым полем, а не обыкновенным введенным текстом.

Чтобы узнать назначение определенного поля, щелкните на его названии в списке Поля диалогового окна Поле. В области Описание, расположенной под раскрывающимся списком, вы найдете интересующую вас информацию. Довольно эффектно выглядит вставка в текст поля автоматической нумерации страницы. В отличие от команды Вставка>Номера страниц, которая имеет ограниченную область применения, вставить поле страницы вы можете в любую часть документа. Выберите параметр Page в списке Поля. Таким образом, вы будете иметь возможность вставить номер текущей страницы в требуемую часть вашего документа. Часто также используют поле PrintDate, которое позволяет вставлять в документ текущую дату. Текст в поле номера страницы нельзя редактировать. Единственное, что вы можете сделать, — это удалить его. Выделите все поле и нажмите клавишу <Delete>.

Где щелкнул, там и вводи текст!

Вы видели когда-нибудь настоящего художника? Он стоит перед мольбертом в живописном берете, в одной руке палитра, в другой — кисть. "Сюда немного голубого, — бормочет он и тычет кистью куда-то в середину картины, — а сюда зеленого..." И снова тычет, но уже где-то в другой части полотна. И опять тычет, тычет... А потом он запрашивает за свою мазню полмиллиона долларов и отправляется пожинать лавры своей известности куда-нибудь в Париж... Но я отклонился от темы.

В общем, если вы никогда подобного не видели, то, надеюсь, смогли представить. Главное, Word дает вам шанс побыть таким же сумасшедшим художником своего собственного документа. Для этого у него есть функция под условным названием "где щелкнул, там и вводи". Вы можете, подобно художнику, вставить немного текста в середину документа, немного — в угол и т.д. Практически куда угодно! И к черту правила форматирования!

Чтобы применить эту оригинальную функцию, перейдите в режим Разметка страницы с помощью команды Вид>Разметка страницы. Кроме того, эту функцию лучше исследовать, начав новую страницу. (Однако вначале откройте диалоговое окно Параметры (Сервис> Параметры), щелкните на ярлыке вкладки Правка и убедитесь, что установлен флажок Разрешить свободный ввод (поле Свободный ввод). —Прим. ред.)

Поперемещайте указатель мыши по пустой странице, и вы увидите, что он изменяет свой вид. Таким образом курсор подсказывает, как будет отформатирован текст, если вводить его в том или ином месте страницы.

Если указатель мыши приобретает такой вид

Дважды щелкните указателем такого вида

Дважды щелкните в документе, если увидите такой указатель мыши

Дважды щелкните указателем такого вида

Лично я предпочитаю работать в обычном режиме, прежде всего потому, что умею пользоваться командами форматирования. Если вы готовы пуститься в рискованные эксперименты с изменчивым указателем мыши, смело вперед! Однако, когда дело дойдет до настоящей работы, вам все равно придется обратиться к стандартным приемам форматирования. Чтобы отменить этот режим, выберите команду Сервис>Параметры. В диалоговом окне Параметры щелкните на вкладке Правка. Снимите флажок опции Разрешить свободный ввод. Если вы почувствовали, что в состоянии воспользоваться всеми прелестями функции "где щелкнул, там и вводи", уменьшите масштаб представления документа, благодаря чему вы сможете лучше рассмотреть результаты своей работы (см. главу 28).

Маленькие хитрости форматирования

Глава 18. Маленькие хитрости форматирования

В этой главе... Что-то неладное творится с форматами... Пусть Word поработает за вас! Ах, какая прелесть, эти обновляемые поля! Раскрасьте текст, чтобы его было легче найти Учтите эти советы! Как отцентрировать страницу по вертикали Где щелкнул, там и вводи текст! Как позаимствовать форматирование символов Как пользоваться командой Автоформат Автоматическое форматирование Как автоматически отформатировать текст при наборе Автоматическая нумерация списка Как автоматически отформатировать границы Вы струсили: приглашаем мастеров

Как автоматически отформатировать границы

В далекие времена господства пишущих машинок мы, пытаясь как-то разнообразить свой документ, вводили в него строку, состоящую из длинного ряда дефисов, подчеркиваний или знаков равенства. Для этого приходилось стучать по определенной клавише подобно дятлу. Сейчас подобные воспоминания вызывают у меня слезы: я всегда так усердно тыкал в клавишу, что строка из дефисов просто рвала бумагу пополам. При работе в текстовом процессоре такого не случится.

Если вы хотите разделить страницу линией, бегущей от левого поля текста к правому полю, введите три дефиса и нажмите <Enter>:

Word тут же превратит три маленькие дефиса в сплошную линию. Хотите, чтобы линия была двойной? Тогда введите три знака равенства: = = =

Нажмите клавишу <Enter>, и Word протянет двойную линию от левого к правому полю текста через весь экран.

Не достает жирной линии? Пожалуйста! Введите три знака подчеркивания:

Как обычно, возле введенной линии появляется пиктограмма Параметры автозамены

Как автоматически отформатировать текст при наборе

Word просто так не станет слишком умничать. Чтобы он проявил свои способности, потребуется отдать ему соответствующее распоряжение. Итак, если вы хотите воспользоваться преимуществами автоматических режимов, действуйте следующим образом.

1. Выполните команду Формат>Автоформат.

На экране появится диалоговое окно Автоформат.

2. Щелкните на кнопке Параметры, расположенной в правом нижнем углу.

Появится диалоговое окно Автозамена, показанное на рис. 18.3. (В это окно Microsoft поместила вкладку Автоформат. Наверное потому, что оба слова начинаются с Авто.)

Как отцентрировать страницу по вертикали

Ничто не делает заголовок таким симпатичным, как размещение его посередине страницы. Заголовок будет расположен посередине строки, если вы нажмете кнопку По центру для абзаца, в котором находится заголовок. Но ведь заголовок можно еще разместить по центру между верхним и нижним краями страницы. Чтобы разместить заголовок по центру строки, выполните следующие действия.

1. Установите курсор мыши в начало документа.

Для этого воспользуйтесь комбинацией <Ctrl+Home>.

2. Наберите и отформатируйте заголовок документа.

Он может состоять как из одной, так и из нескольких строк текста.

Чтобы разместить заголовок по центру строки, выделите его и нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+E>. Если необходимо, выберите для заголовка другой шрифт и примените к нему дополнительное форматирование.

Постарайтесь не использовать клавишу <Enter>. Заголовок уже сам занял свое место вверху страницы.

3. После того, как будет набрана последняя строка, выполните команду Вставка>Разрыв.

Появится диалоговое окно Разрыв.

4. В поле Новый раздел выберите переключатель Со следующей страницы.

Этот шаг дает двойной эффект: во-первых, вы вводите разрыв страницы, во-вторых, создается новый раздел. Вследствие этого ваша титульная страница будет отделена от остального документа как в буквальном смысле этого слова, так и в плане форматирования: команды центрирования страницы будут воздействовать только на первый раздел, который является и первой страницей документа.

5. Щелкните на кнопке ОК.

На экране появился новый раздел.

6. Снова переместите курсор на титульную страницу.

Расположите курсор на той странице, которую необходимо отформатировать.

7. Выполните команду Файл>Параметры страницы. Появится диалоговое окно Параметры страницы.

8. Щелкните на ярлыке вкладки Источник бумаги.

9. В раскрывающемся списке Вертикальное выравнивание выберите элемент По центру.

Эту опцию следует искать в области Страница, расположенной в нижней части диалогового окна.

10. Убедитесь, что в раскрывающемся списке Применить выбрано значение К выделенному тексту.

11. Щелкните на кнопке ОК.

В режиме Обычный вы не получите визуального подтверждения того, что центрирование страницы выполнено. Чтобы убедиться в эффективности ваших действий, на панели инструментов щелкните на кнопке Предварительный просмотр

Если необходимо вернуться из режима Предварительный просмотр в обычный режим работы с документом, щелкните на кнопке Закрыть.

Как пользоваться командой Автоформат

Команда Автоформат не имеет ничего общего с форматированием символов или абзацев. С ее помощью вы можете навести порядок в вашем документе, убрать лишние пробелы и вставить недостающие, применить форматы заголовков к необходимым, с точки зрения Word, фрагментам текста, а также выполнить разные мелкие обязанности. В общем, эта команда убирает тот мусор, который многие из нас, не задумываясь, оставляют в документах.

Прежде, чем Автоформат сможет приступить к выполнению своих обязанностей, вам следует написать текст документа. Пишите! Пишите! Пишите! Пишите письма, заявления, поэмы, романы — что угодно. Затем выполните следующие действия.

1. Сохраните документ на диске.

Этот шаг — самый важный, его вы должны повторять постоянно. Сохраните свой документ еще в одном файле, прежде чем Word начнет его автоматически форматировать. Более подробно о сохранении файлов написано в главе 8.

2. Выберите команду Формат>Автоформат.

3. Щелкните на кнопке ОК. О-ок! Эх! Ух!

4. Форматирование закончено.

Word тщательно просмотрел и почистил ваш документ. Вы можете обнаружить новые заголовки, маркированные списки и другие поразительные вещи, автоматически включенные в ваш текст.

Далее мы предложим некоторые рекомендации относительно использования команды Автоформат.

Вы можете щелкнуть в диалоговом окне Автоформат на переключателе С просмотром каждого изменения и следить за каждым шагом команды Автоформат с целью отсеять ненужные действия. Если ваш текст несколько нудноват, не ждите, что Автоформат как-то его оживит. Не обольщайтесь. Автоформат хорош для создания заголовков и списков, но он не умеет читать мысли. Вы всегда можете применить команду Отменить, если результат деятельности команды Автоформат вам не по душе.

Как позаимствовать форматирование символов

Раз уж мы заговорили о сумасшедших художниках, нельзя не сказать о кнопке на стандартной панели инструментов, рисунок на которой отдаленно напоминает кисть живописца. С помощью этого инструмента (он называется Формат по образцу) можно скопировать в документе стиль символа из одной части текста в другую. Для этого выполните следующие действия.

1. Установите курсор в середину текста, формат символов которого вы хотели бы скопировать.

Курсор следует поставить в середину слова (ни справа от него и ни слева, однако не обязательно точно определять середину, просто разместите его "внутри слова"). Если не придерживаться данного условия, в работе может произойти сбой.

2. Щелкните на кнопке Формат по образцу

Указатель примет I-образный вид с изображением кисточки (справа внизу). Это специальный курсор. Выделенный таким образом текст приобретет признаки форматирования того фрагмента, который был выделен перед этим.

3. Найдите текст, который хотите изменить.

4. Выделите этот текст.

Установите курсор-кисточку в начало фрагмента текста, который вы решили изменить, и протащите до конца этого фрагмента — "закрасьте" его. (Для этого воспользуйтесь мышью.) Ура! Текст изменился.

Сумасшедшие абстракционисты могут лишь мечтать о таком помощнике.

Формат по образцу можно использовать только при форматировании символа или абзаца, но не страницы. Чтобы изменить форматирование символов в нескольких фрагментах текста, дважды щелкните на кнопке Формат по образцу. Тогда курсор копирования формата останется активным, с его помощью вы сможете скопировать формат в несколько фрагментов текста (один и тот же формат, не забывайте!). Когда вам надоест подобное занятие, нажмите клавишу <Esc>. Вы также можете воспользоваться комбинацией клавиш <Ctrl+Shift+C> и попытаться скопировать формат символа из выделенного блока текста в другую часть своего документа. Для вставки формата символа в документ используйте комбинацию клавиш <Ctrl+Shift+V>. Достаточно выделить текст и нажать <Ctrl+Shift+V>, чтобы формат символа был немедленно вставлен в него. Вы можете легко запомнить комбинации клавиш <Ctrl+Shift+C> (для копирования форматов символов) и <Ctrl+Shift+V> (для вставки формата), поскольку они напоминают комбинации клавиш <CtrI+C> и <Ctrl+V>, применяемые, соответственно, для копирования и вставки, только с дополнительной клавишей <Shift>. He путайте кнопку Формат по образцу с кнопкой Выделение цветом, о которой мы еще поговорим в главе 26.

Пусть Word поработает за вас!

Не устаю повторять: существует целый ряд операций, которые Word может выполнять за вас. К сожалению, еще остались пользователи, которые этого не знают и попусту расходуют драгоценное время.

Раскрасьте текст, чтобы его было легче найти

В Word форматировать цвет текста так же просто, как выделять его полужирным или курсивным начертанием. Юные девушки, конечно же, будут печатать свои письма шрифтом розового цвета; банкиры любят, чтобы у них все было зелененькое; редактор наверняка воспользуется красным.

Чтобы изменить цвет шрифта, выделите текст, а затем щелкните на направленной вниз стрелке, расположенной возле кнопки Цвет шрифта

Если у вас не цветной принтер, документ будет распечатан в черно-белой гамме. Чтобы вернуть тексту стандартный цвет, выделите его, затем установите на палитре Цвет шрифта опцию Авто. Выбрав в палитре цвета Авто, вы зададите выделенному тексту цвет, который предусмотрен в текущем стиле. Для стиля Обычный это будет черный цвет. Но если вы применяете какой-то особый стиль, в котором текст, скажем, голубого цвета, то цвет Авто будет соответствовать голубому. Цветной текст гораздо проще найти на экране. Например, создавая очередную главу, я выделяю лиловым или оранжевым цветом абзацы, к которым необходимо вернуться после выяснения спорных моментов. Текст, выделенный другим цветом, очень просто найти даже при беглом просматривании документа. Если кнопка Цвет шрифта уже установлена на выбранном вами цвете (т.е. буква А на пиктограмме подчеркнута необходимым цветом), то выделите текст и щелкните на этой кнопке. Цвет текста изменится.

Учтите эти советы!

Повторим некоторые рекомендации по форматированию, на которых мы уже останавливались в предыдущих главах данной книги.

Чтобы начать новую страницу, всегда используйте комбинацию клавиш <Ctrl+Enter>. Для выравнивания текста применяйте только клавишу <Таb>, ни в коем случае не выравнивайте текст путем добавления пробелов. Если вы несколько раз нажимаете клавишу <Таb>, то помните, что для решения этой задачи существует другой способ — просто переустановите метки табуляции на линейке (см. главу 13). Между колонками должен находиться только один символ табуляции. Это значительно облегчит вам последующее редактирование. Для изменения форматирования какой-либо страницы, находящейся в середине документа, необходимо начать новый раздел (см. главу 15). Объедините все используемые вами стили в шаблон. Таким образом, вы избавитесь от тяжелой работы: вам не придется создавать заново стили при каждом открытии нового документа. Ведь новый документ можно открыть, используя готовый шаблон! Более подробную информацию об этом вы найдете в главах 16 и 17. Для быстрого снятия форматирования пользуйтесь комбинацией клавиш <Сtrl+пробел>.

Управление параметрами автоформатирования во время ввода текста

Если вы решили дальше не нумеровать список или хотите самостоятельно проставлять номера, выберите параметр Отменить автоматическую нумерацию. Этим вы дадите Word команду: "Прекратить!". Выберите параметр Отключить автоматическое создание нумерованных списков, чтобы отключить автоматическое форматирование текста нумерованным списком.

У вас всегда остается возможность нажать клавишу <Esc> и продолжать вводить список.

Этот фокус работает также при буквенной нумерации (только с латинскими! — Прим. ред.) и при нумерации римскими цифрами. Введите прописную латинскую букву, а за ней — точку. Word продолжит нумерацию в следующей строке со следующей буквы алфавита, после которой вновь поставит точку. Отменить автоматическое форматирование списка можно с помощью команды Отменить. Я не забыл, что в предыдущих главах книги не раз говорил о том, что для завершения абзаца нельзя дважды нажимать клавишу <Enter>. Сознаюсь, тогда я врал. Впрочем, вам действительно не потребуется дважды нажимать <Enter>, чтобы прекратить автоматическое форматирование. Для этого можно нажать <Enter>, а следом — <Backspace>. Но дважды подряд нажав клавишу <Enter>, вы достигнете того же эффекта.

Ничто так не оживляет самый

В этой главе...

Ничто так не оживляет самый скучный документ, как умелое форматирование. Отдельная часть этой книги посвящена форматированию и таким сложным материям, как создание стилей и использование шаблонов. Теперь можно немного отдохнуть и повеселиться.

В этой главе приведены советы и рекомендации, касающиеся оформления документов. Надеюсь, они облегчат вашу работу по форматированию. В данной главе собран полезный для пользователя материал. Возможно, некоторые приемы, с которыми вы ознакомитесь, покажутся вам неинтересными, но все-таки положите закладку на этой странице. Можете не сомневаться, что настанет день, когда они вам понадобятся.

Вы струсили: приглашаем мастеров

Вот мы и добрались до мастеров — волшебников страны Word...

Мастер позволяет автоматически создавать почти идеальные документы. Все, что от вас требуется, — это выбрать разные параметры и внести уточнения с помощью удобного и содержательного диалогового окна. Все остальное сделает Word. Это так просто, что даже как-то неловко.

Для вызова мастера следует выполнить такие действия.

1. Выполните команду Файл>Создать.

Эта команда открывает область задач Создание документа.

2. Щелкните на ссылке На моем компьютере. Откроется диалоговое окно Шаблоны (см. рис. 17.1).

3. Выберите мастер.

Word поставляется с целой группой мастеров. Конечно, ни один из них не находится на вкладке Общие. Чтобы найти мастер, откройте какую-нибудь другую вкладку диалогового окна Шаблоны, например Письма и факсы.

Мастера находятся вместе с шаблонами, но отличаются от них дизайном пиктограммы

Выберите мастер, щелкнув один раз кнопкой мыши на его пиктограмме. Если вам повезет, в области Просмотр, в правой части диалогового окна, вы сможете увидеть, что из себя представляет выбранный мастер. Лучше не придумаешь!

4. Щелкните на кнопке ОК.

Несколько минут компьютер гудит и пощелкивает. Он думает. Это, без сомнения, болезненный процесс. Не мешайте ему.

5. Вашу жизнь осветило диалоговое окно Мастер.

Самые совершенные мастера возьмут у вас интервью, предоставив диалоговое окно с перечнем вопросов, на которые вам придется ответить. На основании ответов мастер организует вам помощь в создании документа.

Некоторые мастера просто создают шаблон документа, поля которого вам потребуется заполнить. Например, в раздел, содержащий что-нибудь вроде {введите сюда адрес получателя}, следует ввести соответствующий текст.

Мастер, мастер, мастер... Это слово из тех, которые чем больше произносишь, тем более нелепо звучит.

Несмотря на то, что ваш документ создан мастером, вам все равно необходимо сохранить его на диске после окончания работы. Мастера, собственно, просто наставляют вас на верный путь. После чего вы работаете с определенным документом так же, как и с любым другим. Не забывайте сохранять его! В меню Word имеется специальная команда для вызова мастера: Сервис>Письма и рассылки>Мастер писем. Если вы выберете эту команду, дальше вам следует следовать советам Помощника Office и отвечать на различные вопросы, задаваемые в диалоговом окне. Некоторые мастера могут даже вводить в документ необходимый текст. Это уже не помощники, а шулера высокого класса. Например, Стивен Кинг обладает мастером, который пишет за него каждый день по книге.