Что нужно знать о списках, которые создает Word

В этой книге описаны два основных типа списков, создаваемых самим текстовым процессором: оглавления и указатели (вообще-то, Word способен и на многое другое, но объем книги не позволяет рассказать обо всем). Эти два типа списков создаются с учетом содержимого документа, они включают нумерацию страниц и соответствующим образом форматируются.

Диалоговое окно Оглавление и указатели, открытое на вкладке Оглавление

4. Передохните (если есть время и настроение).

В области Общие выберите по очереди несколько элементов раскрывающегося списка Форматы и проследите, как при этом будет изменяться содержимое области Образец печатного документа.

Обязательно воспользуйтесь замечательными возможностями этого диалогового окна, и вы убедитесь, какие оглавления вы сможете создать при выборе различных параметров.

5. Щелкните на кнопке ОК, чтобы создать оглавление.

Word просмотрит ваш документ и вытащит из него все строки, помеченные стилем Заголовок (обычно это Заголовок 1, 2 и 3), а заодно определит, на какой странице этот материал находится. После этого он составит для вас оглавление.

Несмотря на приведенные выше инструкции, многие авторы начинают создавать оглавление еще на этапе разработки структуры документа, т.е. до введения текста. К сожалению, Word не обладает средствами создания документа на основе уже имеющейся структуры или оглавления.

Типографский лист — это набор страниц, обычно их 16. Таким образом, 384-страничный документ помещается на 16 типографских листах. Если автор не рассчитает свои силы и увлечется, то его документ не поместится на 16 типографских листах, что добавит проблем работникам типографии. (Авторов, которые заранее не рассчитывают объем своей книги обычно пристреливают! Шутка!) Область обрезки соответствует реальным размерам книги. Существует несколько стандартов для задания размеров страниц в книгах. У меня имеется несколько предположений о том, что же такое срок, но я лучше воздержусь от комментариев, поскольку они тесно связаны с моим криминальным прошлым.

Диалоговое окно Определение элемента указателя

Когда вы отмечаете элементы указателя, Word переключается в режим Показывать скрытые коды. В этом режиме становятся видимыми такие обычно невидимые символы, как пробелы, символы конца абзаца, табуляции и пр. В п. 8 речь идет о том, как убрать их с глаз долой.

В документе вы также увидите коды указателя, которые появились в нем в окружении фигурных скобок.

6. Продолжайте просматривать свой документ, выискивая, что еще можно вставить в указатель.

Диалоговое окно Определение элемента указателя остается открытым, поэтому вы можете продолжить работу над созданием указателя. Выделите текст в документе, затем щелкните в открытом, но неактивном диалоговом окне Определение элемента указателя. Выделенный текст появится в поле Элемент указателя основной. Щелкните на кнопке Пометить или Пометить все, чтобы продолжить создание указателя.

7. Закончив, щелкните на кнопке Закрыть.

Диалоговое окно Определение элемента указателя исчезнет.

8. Нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+Shift+8>, чтобы отключить режим Показывать скрытые коды.

В данном случае используйте клавишу <8>, которая находится на основной, а не на дополнительной цифровой клавиатуре.

Когда, наконец, все элементы указателя будут отмечены, переходите к его составлению.

9. Установите курсор в той части документа, в которой должен находиться указатель.

10. Выберите команду Вставка>Ссылка>Оглавление и указатели.

11. Щелкните на ярлычке вкладки Указатель.

Вкладка Указатель показана на рис. 22.4.

Диалоговое окно Список

Не стоит углубляться в изучение этого диалогового окна, просто щелкните дважды мышью на понравившемся вам типе маркера. Выделенный текст, с расставленными в нем маркерами, станет красивым и привлекательным.

Можно также пронумеровать абзацы в тексте, превратив его в нумерованный список. В диалоговом окне Список (рис. 22.1) щелкните на ярлычке вкладки Нумерованный — на экране появится вкладка с образцами нумерованных списков. Выберите необходимый тип и щелкните на кнопке ОК. Кнопка Изменить в диалоговом окне Список используется тогда, когда вы решили дополнить представленные в диалоговом окне типы списков нестандартными элементами. Чтобы изменить отформатированный обычным образом текст на маркированный список, щелкните на кнопке Маркеры Чтобы применить форматирование нумерованного списка, щелкните на кнопке Нумерация

Оглавление и указатели

Глава 22. Оглавление и указатели

В этой главе... Вот они — списки Что нужно знать о списках, которые создает Word Как создать оглавление Создание указателя Как вводить сноски

Как создать оглавление

Обычно при одной мысли о необходимости составить оглавление многих бросает в жар. (А вот моя жена, например, воспринимает оглавления совершенно хладнокровно. Я полагаю, что после рождения наших детей ее уже ничто не в состоянии испугать.) Скажите, неужели найдется человек, который, будучи в здравом уме и трезвой памяти, согласится снова копаться во всех документах, заново набирать их заглавия, затем все эти точки, а потом еще разбираться, что и на какой странице находится? (А тренера рядом нет, и никто не объяснит, как при этом правильно дышать.)

Word, приятель, — вот кто всегда рядом! Если вы были аккуратны, выбирая стили (о них речь идет в главе 16), то создать оглавление теперь — пара пустяков. Итак, начинаем практическое занятие по составлению оглавления. (Еще раз повторяю: это можно сделать только в том случае, если вы пользовались встроенными стилями заголовков Word.)

1. Установите курсор в той части, в которой решили разместить оглавление.

Лично я создаю для оглавления отдельную страницу или, по крайней мере, отдельный раздел. О том, как создать раздел в документе, рассказывается в главе 15.

2. Выберите команду Вставка>Ссылка>Оглавление и указатели.

Появится диалоговое окно Оглавление и указатели.

3. Щелкните на ярлычке вкладки Оглавление.

Появится вкладка Оглавление, показанная на рис. 22.2.

Как вводить сноски

Думаю, что не следует объяснять, чем отличаются концевые сноски от обычных? Наверное, ясно и так. Концевые сноски собраны в конце документа (или раздела), а обычные размещаются внизу страниц. Поэтому я просто расскажу, как разместить их в вашем документе.

1. Установите курсор в ту часть документа, в которой должна находиться сноска.

2. Выберите команду Вставка>Ссылка>Сноска.

Вы увидите диалоговое окно Сноски (рис. 22.5). На многих сноски нагоняют тоску.

3. В группе Положение щелкните на переключателе Концевые сноски, если вам нужна концевая сноска.

4. В группе Положение щелкните на переключателе Сноски, если вы решили создать обычную сноску.

5. Добавьте необязательное форматирование.

Это придется сделать только один раз, при первом создании сноски. В последующем все сноски будут иметь указанный формат.

6. Щелкните на кнопке ОК.

Если вы работаете в режиме Обычный, то в нижней части окна волшебным образом появится еще одно окно.

Если вы используете режим Разметка документа, курсор переместится в нижнюю часть страницы, под серую линию, так что...

7. Вводите текст сноски.

Сюда вы можете поместить любые элементы документа: схемы, графики, картинки и даже текст.

8. Вернитесь к работе над текстом.

Находясь в режиме Обычный, щелкните на кнопке Закрыть.

В режиме Разметка документа можете попытаться вернуться в основной документ с помощью комбинации <Shift+F5>, хотя это не всегда работает. Гораздо проще щелкнуть мышью в какой-либо области текста документа.

Несколько полезных советов, касающихся работы со сносками.

Чтобы просмотреть или отредактировать сноски в режиме Обычный, выберите команду Вид>Сноски. (В режиме Разметка страницы сноски появляются в нижней части каждой экранной страницы.) Чтобы быстро отредактировать сноску в режиме Обычный, найдите в тексте ее номер и дважды щелкните на нем мышью. Появится область, предназначенная для редактирования текста сноски. Чтобы удалить сноску, выделите соответствующую ей цифру и нажмите клавишу <Delete>. Word удалит сноску и сам изменит нумерацию оставшихся сносок. В сноску, как и в колонтитулы, можно ввести графический объект. Представьте, как будут все поражены, увидев ваши профессиональные сноски, сопровождаемые графикой! Окружающие просто умрут от зависти. Как вводить в документ графику и другие объекты, речь идет в главах 23 и 24.

Создание указателя

Если вы хотите произвести впечатление на окружающих, в конце документа вставьте указатель. Элегантное решение, хотя более сложное, чем создание оглавления.

Что такое указатель? Это реестр терминов, названий и даже фамилий, которые упоминаются в документе. Естественно, он используется не во всех документах — скажем, письмо к тетушке не обязательно снабжать указателем (я надеюсь, что вы не станете этого делать).

Процесс создания указателя в Word состоит из двух этапов. На первом происходит отбор слов или словосочетаний, которые должны быть включены в указатель. (Разумеется, этот этап предполагает наличие готового документа.) Второй этап — это, собственно, создание указателя.

Чтобы отметить элемент текста для последующего включения его в указатель, выполните следующие действия.

1. Выделите текст, который вы хотите поместить в указатель.

Это может быть слово, словосочетание или иной фрагмент. В любом случае, будущий элемент указателя следует выделить.

2. Выберите команду Вставка>Ссылка>Оглавление и указатели. Появится диалоговое окно Оглавление и указатели.

3. Щелкните на ярлычке вкладки Указатель.

4. Щелкните на кнопке Пометить.

Появится диалоговое окно Определение элемента указателя, показанное на рис. 22.3. Обратите внимание, что выделенный в документе текст появляется в поле Элемент указателя основной. (Текст можно отредактировать, если хотите.)

5. Щелкните либо на кнопке Пометить, либо на кнопке Пометить все.

Кнопка Пометить используется для того, чтобы пометить данное написание слова и включить его в указатель. Применяйте эту кнопку, если хотите отметить только те включения данного слова, которые, на ваш взгляд, окажут читателю максимальную пользу. Кнопка Пометить все заставит Word найти и отметить все включения данного слова. Применяйте этот параметр, если хотите, чтобы читатель сам решил, какие случаи использования данного термина важны, а какие — нет.

Можете также поэкспериментировать с другими параметрами диалогового окна Определение элемента указателя.

Вы видели документы, которые создают

В этой главе...

Вы видели документы, которые создают настоящие профессионалы? Очень впечатляет! Там и сноски, и предметный указатель, и перекрестные ссылки — чего только нет! Кажется, что над всем этим поработал гений. А на самом деле человек просто умеет пользоваться текстовым процессором. Большое дело! Еще несколько часов с этой книгой, и вы также сможете покорить все эти вершины!

Word оснащен огромным количеством инструментов, которые помогают создавать всевозможные списки. Вы бы только видели, на что они способны! Жаль, у меня нет художественного образования, чтобы в полной мере разукрасить документ списками. Вы удивитесь, но списки можно так изменить, что они вовсе не будут напоминать скучный реестр каких-то понятий. Тогда зачем они нужны, спросите вы? Об этом и многом другом вы узнаете в данной главе.

Кстати, пока мы не приступили к делу: сноска, даже если она и располагается в нижней части страницы, не имеет ничего общего с нижним колонтитулом. Более подробно об этом читайте в главе 15.

В этом диалоговом окне вы можете вставить сноски обоих типов

Вкладка Указатель диалогового окна Оглавление и указатели

12. Если хотите, исследуйте это диалоговое окно.

Стиль указателя можно выбрать в раскрывающемся списке Форматы. В области Образец печатного документа вы сможете увидеть все изменения, которые будут происходить с вашим указателем.

С помощью списка Колонки укажите, на сколько колонок разбить указатель. В принципе, стандартным считается использование двух колонок, однако это дело вкуса.

13. Щелкните на кнопке ОК.

Получилось! Аккуратный указатель занял достойное место в отдельном разделе вашего документа. (Дополнительно о разделах читайте в главе 15.)

Научно доказано, что при чтении книг гораздо чаще обращаются к указателю, нежели к оглавлению. Так что позаботьтесь о том, чтобы созданные вами указатели были красивыми и аккуратными. Используйте комбинацию клавиш <Ctrl+Z> для отмены операций по составлению предметного указателя. Рекомендуем сначала протестировать свои (и Word) способности на тестовом документе.

Вот они — списки

Простейшие списки вы создаете сами: расписание занятий, перечень необходимых вещей на рыбалке или спецификацию деталей для сборки орбитальной космической станции. Особое место в таких перечнях занимают списки с метками — маркированные списки. Маркеры — это специальные печатные знаки, которыми помечают элементы списка:

Отлично! Отлично! Отлично!

Чтобы расставить маркеры в тексте, выделите абзацы, которые должны быть помечены, и выберите команду Формат>Список. Эта команда открывает диалоговое окно, показанное на рис. 22.1.